GovDocs

प्रिय साथियों,

कार्यालय के कार्यों को सरल, पारदर्शी एवं व्यवस्थित बनाने हेतु Office Management Portal (GovDocs) प्रारंभ किया गया है। अब यह पोर्टल और अधिक सुविधाओं के साथ उपलब्ध है।

🔹 कार्य एवं समस्या प्रबंधन

Task व Issue बनाना, सौंपना, समय-सीमा तय करना एवं प्रगति देखना
कार्य रुकने (On hold) पर कारण व समीक्षा तिथि दर्ज करना; पूर्ण होने पर सत्यापन (verification) की व्यवस्था
Board view (Kanban): कार्य व समस्याएँ स्थिति (Pending / In Progress / On Hold / Completed) के अनुसार कॉलम में देखना और कार्ड खींचकर स्थिति बदलना (यह सुविधा डिफ़ॉल्ट रूप से District Admin एवं उससे ऊपर के लिए है; आवश्यकता अनुसार अन्य को भी दी जा सकती है)
देरी की संभावना होने पर समय से पहले स्वतः चेतावनी
My Day में आज के कार्य, बैठकें एवं अनुस्मारक (Reminders) एक ही स्थान पर

🔹 दस्तावेज़ प्रबंधन

फ़ाइल अपलोड करते ही शीर्षक, संदर्भ संख्या एवं तिथि स्वतः भर जाना
वही दस्तावेज़ पहले से मौजूद होने पर तुरंत चेतावनी, ताकि दोहराव न हो
मिलते-जुलते दस्तावेज़ों की सूचना
दस्तावेज़ों को सीधे संबंधित Task/Issue से जोड़ना
फ़ाइल के अंदर के शब्दों से भी खोज (Ctrl+K से तेज़ खोज)

🔹 बैठक, स्टॉक एवं समन्वय

बैठक निर्धारण, निगरानी एवं कैलेंडर
स्टॉक प्रबंधन, Serial Number का पूरा इतिहास एवं लंबित स्थानांतरण की सूचना
घोषणाएँ, महत्वपूर्ण संपर्क एवं महत्वपूर्ण कार्यालय लिंक
स्टाफ समन्वय उपकरण एवं सूचनाएँ (Notifications)

🔹 ICT पोर्टल (अधिकृत अधिकारियों हेतु)

BBNL, RajNet, FTTH, eMitra, VC Room आदि की स्थिति की निगरानी
उपकरण बंद होने पर स्वतः Issue बनना, Outage Impact एवं Data Health रिपोर्ट

🔹 उपयोग में आसानी

मोबाइल पर भी उपयोगी; साइड मेन्यू के शीर्षक खोलने/बंद करने योग्य
हर सूची में Reset बटन से फ़िल्टर एक क्लिक में साफ़ करना

आपसे अनुरोध है कि

अपने दैनिक कार्य, अद्यतन एवं बैठकें इसी पोर्टल पर दर्ज करें।
अपना प्रोफ़ाइल विवरण (नाम, पदनाम, मोबाइल) सही एवं अद्यतन रखें।
सौंपे गए कार्यों की स्थिति समय पर अपडेट करें।
कोई समस्या/सुझाव हो तो पोर्टल के Feedback से अवश्य बताएँ।

आवश्यकता होने पर प्रशिक्षण एवं मार्गदर्शन उपलब्ध कराया जाएगा। आपका सहयोग कार्यालय में कार्यकुशलता, पारदर्शिता एवं बेहतर संचार सुनिश्चित करेगा।

टीम डीओआईटी बाड़मेर